Om u als klant zo goed mogelijk van dienst te zijn bij het verzamelen, verwerken, verzenden en factureren van de door u bestelde producten, hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Die zijn tevens noodzakelijk om u tijdens en na dit proces gerichte en persoonlijke service en informatie te bieden. Wij zorgen ervoor dat wij bij het beheer en gebruik daarvan voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op het gebruik van persoonsgegevens. Los daarvan kunt u ervan verzekerd zijn dat wij het erg belangrijk vinden dat onze dienstverlening persoonlijk, betrouwbaar en transparant is en dat wij uiterst zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan.
In dit privacy statement wordt aangegeven en uitgelegd welke persoonlijke informatie door de Stultiens Group V.O.F. (hierna te noemen ‘de Stultiens Group’) wordt verzameld, gebruikt en op welke manier daarmee door ons wordt omgegaan. Tevens wordt uiteengezet op welke wijze de privacy van iedere voormalige, huidige en toekomstige gebruiker van onze website en van iedere voormalige, huidige en toekomstige klant door ons wordt gewaarborgd. Wij verklaren hierbij tevens dat alle persoonlijke informatie, op welke manier die door ons wordt verkregen, door ons zal worden behandeld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening 2016/679 (AVG) van 27 april 2016 en de daarbij behorende besluiten tot uitvoering, ingaande 25 mei 2018.
Door gebruik te maken van onze website www.kantoorstempels.be hierna te noemen ‘de website’, en ook door op de website bestellingen te doen verklaart u zich akkoord met al datgene in dit privacy statement staat beschreven en dus de privacy policy die door ons wordt toegepast. Onverschillig of u zich heeft ingeschreven als klant, bestellingen heeft geplaatst , informatie heeft opgevraagd of zich heeft opgegeven als abonnee op onze nieuwsbrief.
Dit privacy statement geldt uitsluitend voor gebruikers van onze eigen website en geldt niet voor gebruikers van websites van andere bedrijven die via een link op hun website toegang hebben verkregen tot de onze.
Indien onze website een link bevat naar een andere website valt de privacy van degene die op deze link heeft geklikt en daardoor toegang heeft gekregen tot die andere website buiten onze controle en dus ook buiten ons privacy beleid.
Contactgegevens
De Stultiens Group is statutair gevestigd op het adres Abraham Hansstraat 6 8800 Roeselare, is ingeschreven bij de KBO met Ondernemingsnummer: 0435 180 996 en heeft BTW nummer BE 0435 180 996.
De Functionaris Gegevensbescherming van de Stultiens Group is Tom Stultiens, bereikbaar via het email adres tom@stultiens-group.com
De contactgegevens van de verkoop, service en productiefaciliteit zijn: Abraham Hansstraat 6 8800 Roeselare - telefoon 012600235 - email: verkoop@kantoorstempels.be
Productieproces waarbij persoonsgegevens van de klant worden verwerkt
Bij de bestelling worden door de klant zelf op onze website de persoonsgegevens ingevuld die noodzakelijk zijn voor de orderverwerking. Deze gegevens worden automatisch overgenomen in ons administratieprogramma Snelstart. Deze gegevens blijven gedurende de in dit privacy statement genoemd periode in dit administratieprogramma staan. Eenmaal opgenomen in ons klantenbestand wordt vandaar uit de factuur uitgedraaid, die eveneens de persoonsgegevens bevat.
Het programma Snelstart is uitsluitend toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen in het bedrijf en tevens voorzien van persoonlijke wachtwoorden. Indien de order is geproduceerd worden deze gegevens gescand en opgeslagen op een aparte server. De gegevens op deze server zijn uitsluitend toegankelijk door daartoe geautoriseerde personen via het eigen netwerk.
De gegevens die wij verwerken:
De Stultiens Group verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die door de klant zelf heeft verstrekt bij gebruikmaking van onze diensten en/of omdat die op onze website of anderszins schriftelijk, telefonisch of mondeling door de klant zelf aan ons zijn verstrekt. Inbegrepen daarbij zijn alle gegevens die de klant heeft ingevuld bij het maken van uw account op onze website. De persoonsgegevens van klanten die wij verwerken zijn:
Eventueel bedrijfsnaam
Voorletters, voor- en achternaam opdrachtgever of contactpersoon
Aflevering- en factuuradres
Telefoonnummer(s)
E-mailadres
IBAN bankrekeningnummer
Persoonsgegevens die door de klant actief telefonisch, persoonlijk of schriftelijk worden verstrekt, bijvoorbeeld door het aanmaken van een account op onze website, inclusief uw gebruikersnaam daarvoor.
De informatie die door de klant voor diens account verstrekt worden kan deze te allen tijde zelf aanpassen. Log daarvoor in met de eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Vergeet daarbij niet om de aangepaste gegevens op te slaan.
Wij verzamelen en verwerken niet alleen de persoonsgegevens die door klanten zelf bij het plaatsen van de order of het aanmaken van een account worden ingevuld. Ook automatisch gegenereerde informatie over het surfgedrag (zogenaamde cookies) van iedereen tijdens het gebruik van onze website wordt door ons opgeslagen. Deze informatie bestaat uit:
IP-adres
Internet browser en apparaat type
Datum, tijd en pagina’s van onze website die u hebt bezocht
Persoonlijke gegevens anders dan bovengenoemd is vermeld worden niet door ons verkregen en/of opgeslagen, respectievelijk bij onze bedrijfsvoering gebruikt. Ook worden geen persoonlijke gegevens verkregen of opgespoord via het IP-adres.
Waarom wij deze gegevens verwerken
Om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te voeren, waaronder in het bijzonder:
NAW gegevens om te weten waarheen de online bestelling moet worden verzonden.
Contactgegevens om de klant snel te kunnen berichten omtrent eventuele bijzonderheden over diens bestelling, de aflevering daarvan of om nadere informatie hierover te kunnen vragen of geven.
Betalingsgegevens om de uiteindelijke facturatie en betaling van de product af te handelen.
Alle wenselijke of noodzakelijke persoonlijke gegevens ten behoeve van de eigen klantaccount.
Om onze producten zo goed en gericht mogelijk aan te bieden.
Om de bestellingen snel en zo gemakkelijk mogelijk te laten verlopen.
Om onze producten en diensten zo goed mogelijk af te kunnen stemmen op de eventuele specifieke wensen en behoeften van de klant.
Om na afname van het product de klant eventueel gericht te benaderen voor een oordeel over bepaalde aspecten daarvan, de snelheid van leveren en andere elementen van onze serviceverlening.
Om klanten eventueel persoonlijk te kunnen uitnodigen deel te nemen aan algemene onderzoeken, bedoeld om onze huidige en toekomstige producten en diensten aan te passen of te verbeteren.
Om klanten gerichte informatie te kunnen sturen over (bepaalde aanbiedingen van) huidige en toekomstige producten.
Om uitvoering te kunnen geven aan eventuele wettelijke verplichtingen, waardoor wij persoonlijke gegevens moeten verstrekken aan de overheid of bijvoorbeeld aan een opsporingsinstantie van de overheid.
Verstrekken van persoonlijke informatie aan derden
Door de Stultiens Group worden geen persoonsgegevens verstrekt of verkocht aan derden. De volgende uitzonderingen op het (al dan niet tijdelijk) overgeven hiervan zijn wel mogelijk:
Indien, om wat voor reden dan ook, de uitvoering van uw opdracht door derden dient te worden gedaan. Bijvoorbeeld door het uitbesteden van stempels of graveerwerk waarop persoonlijke gegevens worden aangebracht. Dit uitbesteden zal gebeuren onder strikte voorwaarde dat die gegevens direct na het uitvoeren van deze opdracht door derden worden vernietigd of teruggegeven aan ons.
Voor het bezorgen van de door ons gemaakte producten worden de NAW en eventuele andere noodzakelijke bezorggegevens altijd verstrekt aan de desbetreffende vervoersbedrijven als PostNL.
Indien we door een wettelijke bepaling of een door een overheidsinstantie wettelijk opgelegd bevel hiertoe zijn gesommeerd. Te denken valt daarbij aan een rechterlijke veroordeling of een huiszoekingsbevel.
Indien er sprake is van justitiële wet- en regelgeving of indien een justitieel bevel de verstrekking van persoonsgegevens noodzakelijk maakt in het belang van opsporing, voorkoming en vervolging van strafbare feiten en mogelijke plegers daarvan.
Bij het doen uitvoeren door de klant van betalingen van door ons geleverde of nog te leveren producten aan zowel de bank van de klant en die van onze onderneming.
Voor het innen van achterstallige factuurbedragen door een incassobureau die wij daarvoor hebben ingeschakeld.
Indien de klant toestemming heeft gegeven diens persoonsgegevens te gebruiken voor het versturen van een nieuwsbrief; ook als wij dat aan een daartoe gespecialiseerde onderneming hebben uitbesteed. Afzonderlijke verkoop van uitsluitend klantgegevens voor marketingdoeleinden aan wie dan ook is overigens uitgesloten.
Bij een eventuele verkoop van de activiteiten van de Stultiens Group aan een partij die onze activiteiten als zelfstandige en gelijkwaardige onderneming zal voortzetten
Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens die mogelijk worden verwerkt
De Stultiens Group heeft niet de intentie persoonlijke gegevens te verzamelen over bezoekers van onze website die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of wettelijke verzorgers. Dat geldt ook voor jeugdigen onder deze leeftijd die een bestelling bij ons plaatsen. Wij controleren onze bezoekers en klanten echter niet op leeftijd of op de legitimiteit van het aan ons verstrekken van hun persoonlijke gegevens of het plaatsen bij ons van een opdracht.
Ouders en/of verzorgers van jeugdigen onder 16 jaar raden wij aan zelf betrokken te blijven bij de online activiteiten van hun kinderen. Daardoor wordt voorkomen dat zonder hun toestemming deze gegevens door ons worden verzameld. indien dat onverhoopt toch het geval is en de ouder of verzorger wenst dat deze gegevens door ons worden gewijzigd, kan hiervoor contact worden opgenomen met onze Functionaris Gegevensbescherming, bereikbaar via tom@stultiens-group.com.
Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken
Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand waarvoor bij het eerste bezoek aan onze website door de desbetreffende bezoeker gebruik daarvan toestemming is gegeven. Een cookie wordt opgeslagen in de browser van de computer, tablet of smartphone van degene die onze website of diens eigen account heeft bezocht. De Stultiens Group gebruikt uitsluitend cookies met een puur technische functionaliteit. Die zorgen er uitsluitend voor dat de website naar behoren werkt en regelmatig kan worden geoptimaliseerd. Tevens zullen daardoor eerdere bestellingen van onze klanten onthouden worden en ook voor hen inzichtelijk worden gemaakt. Daarnaast is een cookie bedoeld om het surfgedrag van onze website bezoekers bij te houden, zodat wij op de hoogte blijven van hun wensen en voorkeuren.
Door de computer / tablet / smartphone zo in te stellen dat die geen cookie (meer) opslaat kan iedereen zich eventueel hiervoor afmelden. Daarnaast kan ook alle cookie informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Om ook in de toekomst website bezoekers optimaal van dienst te kunnen zijn, adviseren wij wel om voor onze website cookies te blijven toestaan. Daardoor is het gebruik daarvan optimaal en dus ook de ontwerp opties en de online winkelfunctie.
Als onderdeel van onze voortdurende inzet om te voldoen aan actuele wetswijzigingen zullen wij ongetwijfeld ook in de toekomst van tijd tot tijd ons cookie beleid moeten aanpassen. Wij zullen dat melden op onze website en daarover informatie geven via ons privacy statement. Zie voor nadere algemene toelichting op het huidig gebruik van cookies op website: https://veiliginternetten.nl/thema/privacy/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
Hoe lang worden persoonsgegevens door ons bewaard?
De Stultiens Group bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de verschillende categorieën persoonsgegevens:
Bedrijfsnaam: maximaal 10 jaar.
Voorletters, inclusief voor- en achternaam van de opdrachtgever of contactpersoon: maximaal 10 jaar.
Aflevering adres: maximaal 10 jaar.
Factuuradres: maximaal 10 jaar.
Telefoonnummer(s): maximaal 10 jaar.
E-mailadres: maximaal 10 jaar.
IBAN bankrekeningnummer: maximaal 10 jaar.
Persoonsgegevens die door iemand actief telefonisch, persoonlijk of schriftelijk worden verstrekt, bijvoorbeeld door het aanmaken van een (toekomstig) account op onze website, inclusief de desbetreffende gebruikersnaam daarvoor: zolang deze account op onze website blijft gehandhaafd.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Iedereen wiens gegevens, op welke wijze dan ook, zijn afgegeven aan en bewaard door onze onderneming heeft het recht die gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft men ook het recht om eventuele eerder gegeven toestemming om de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door ons. Uiteraard dient dat bezwaar of de intrekking niet van invloed zijn op de (productietechnische of administratieve) afhandeling van een eerder gegeven opdracht.
Iedere gebruiker van onze dienstverlening heeft ook het recht om te beschikken over zogenaamde gegevens overdraagzaamheid. Dat betekent dat er bij ons een verzoek kan worden ingediend om de eigen persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar de indiener, of naar een door deze aangegeven ander iemand te versturen.
Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van de eigen persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van de toestemming tot het gebruik of verwerking van deze gegevens dient te worden gestuurd naar onze Functionaris Gegevensbescherming: tom@stultiens-group.com.
Om er zeker van te zijn dat dit verzoek door de persoon om wiens gegevens het gaat zelf is gedaan, dient een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort met dit verzoek te worden meegestuurd. Om ook hierbij de eigen privacy van de verzoeker te waarborgen dient op die kopie van het identiteitsbewijs of het paspoort zowel de pasfoto, het documentnummer en het eigen BSN nummer zwart en dus onleesbaar te worden gemaakt. Ieder verzoek wordt daarna zo snel mogelijk gehonoreerd, doch uiterlijk binnen 4 weken.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
De Stultiens Group neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt altijd passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de opdrachtverwerking, het productieproces en de administratieve afhandeling zijn uitsluitend voor het desbetreffende deelproces inzichtelijk voor de daarmee belaste medewerker.
De Functionaris Gegevensverwerking van de Stultiens Group, Tom Stultiens, is de enige persoon in de onderneming die toegang heeft tot alle persoonsgegevens. Technische beveiliging hierbij vindt plaats door het gebruik van wachtwoorden en toegangscodes, die uitsluitend door deze functionaris kunnen worden toegepast.
Indienen van een klacht
Iedereen heeft te allen tijde de mogelijkheid om een klacht in te dienen indien men meent dat de Stultiens Group of haar werkmaatschappij de privacy niet correct, onzorgvuldig of in zijn geheel niet respecteert. Of als de indruk bestaat dat de eigen gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert bij een klacht in eerste instantie hierover contact op te nemen met ons. Dit kan telefonisch bij onze klantenservice of via een e-mail naar verkoop@kantoorstempels.be
Lukt dit niet, dan kan uiteraard altijd een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Die is in Nederland de toezichthouder op het zorgvuldig naleven van de bepalingen van de Europese Algemene Verordening 2016/679 (AVG) van 27 april 2016 en de daarbij behorende besluiten die op 25 mei 2018 zijn ingegaan.
